সূচনাঃ ___________ অতি সুনামের সহিত গুণগত মান বজায় রেখে শতভাগ রপ্তানীমুখী পোশাক তৈরী করে আসছে। উৎপাদন ক্ষমতার উপর ভিত্তি করে নির্দিষ্ট সময়ে মাল জাহাজীকরণ এবং মানসম্পন্ন পোশাক উৎপাদন করার লক্ষ্যে ক্রেতাগণের অর্ডার নেওয়া হয়। মাঝে মাঝে কিছু সাময়িক অস্থিতিশীল পরিস্থিতি, বিভিন্ন যান্ত্রিক বা ভিন্ন কোন অসুবিধার ধরুন কোম্পানি নির্দিষ্ট সময় সীমার মধ্যে মাল শিপমেন্টের লক্ষ্য থাকলেও তা কোনভাবেই যদি সম্ভবপর বলে মনে করেন না বিধায় সেক্ষেত্রে অবশ্যই সঠিক সময়ে শিপমেন্ট করতে হলে সাব-কন্ট্রাক ফ্যাক্টরীতে কাজের প্রয়োজন হয়। সাব-কন্ট্রাক্ট হলো উৎপাদনের ধারায় অর্ন্তভূক্ত যেকোন কাজ সঠিক সময়ে সম্পন্ন করার জন্য নিজ কারখানা ব্যতিত অন্য কোন সিওসি মানের ক্রেতাগণের অনুমোদিত কারখানায় কাজ করানোকে বুঝায়।
উদ্দেশ্যঃ অসম পরিস্থিতি ও জরুরী প্রয়োজনে আন্তর্জাতিক মানের ত্রেতাগণের আচরণ বিধিসহ সকল চাহিদা, শ্রম আইন ২০০৬ইং অনুযায়ী সকল বিধি, নিয়ম মেনে পণ্যের গুণগতমান রক্ষা করে নির্দিষ্ট সময় মাফিক পণ্যের শিপমেন্ট করতে ক্রেতাগণের অনুমোদিত এবং বায়ারদের আচরণ বিধি মেনে চলে এ সমস্ত কারখানায় কাজ করানোই আমাদের এ নীতির মুল লক্ষ্য। সম্মানিত ক্রেতাগণের নির্দেশনা এবং তাদের আন্তরিক সহযোগিতায় তা বাস্তবায়ন করাই কর্তৃপক্ষের মূখ্য উদ্দেশ্য।
যে সব কারণে সাব-কন্ট্রাক্ট কাজ করানোর প্রয়োজন হয়ঃ
বিদ্যুৎ স্বল্পতা বা বিদ্যুৎ বিভ্রাট;
গ্যাস সমস্যা বা গ্যাসের অপ্রতুলতা;
জেনারেটরের যান্ত্রিক ক্রটি;
বয়লারের যান্ত্রিক ক্রটি;
মেশিনের যান্ত্রিক ক্রটি;
অগ্নিকান্ড;
ভূমিকম্প;
রাত্রীকালীন (ফ্যাক্টরী বন্ধ অবস্থায়) জরুরী অবস্থা (স্যাবোটাজ বা ডাকাতি বা রাহাজানি);
বিভিন্ন Accessories-এর স্বল্পতার কারণে বা সময়মত সরবরাহকারী কর্তৃক সরবরাহ না করা;
সামাজিক ও রাজনৈতিক অসন্তোষ;
অনেক সময় ক্রেতাগণ বা কোম্পানির স্যাম্পল বিভাগ কর্তৃক স্যাম্পল অনুমোদনে কালক্ষেপণ;
হঠাৎ সাপ্তাহিক বিভিন্ন কালারের উৎপাদনে রৎবদল কিন্তু কোন সময় না বাড়ানো;
উৎপাদন এবং কোয়ালিটি নির্দিষ্ট মানে না পৌঁছানো;
শ্রমিক অসন্তোষ।
পরিধিঃ ______________________-এর সকল বিভাগ এবং শাখাসমূহে এ নীতিমালা প্রযোজ্য।
প্রতিজ্ঞাঃ সম্মানিত ক্রেতাগণের সকল আচরণ বিধি, তাদের সুনির্দিষ্ট সিদ্ধান্ত ও অনুমোদন সাপেক্ষে কারখানা নির্বাচনসহ সকল নিয়ম-নীতি যথাযথ পালন করতে নিজ কর্তৃপক্ষ এবং মনোনিত ফ্যাক্টরী কর্তৃপক্ষ দৃঢ় প্রতিজ্ঞ এবং সম্মানিত ক্রেতাগণকে অবগতি বা তাদের যথাযথ অনুমোদন ব্যতিত কোন কারখানায় কোন প্রকার কাজ প্রদান না করতে কর্তৃপক্ষ অঙ্গীকারাবদ্ধ।
দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তিগণের দায়িত্ব ও কর্তব্য
নির্বাহী পরিচালকঃ
নীতিমালায় উল্লেখিত যেকোন সমস্যার সম্মূখীন হলে প্রয়োজন অনুযায়ী সংশ্লিষ্ট সকলকে সাব-কন্ট্রাক্ট কাজের লিখিত (অফিস নির্দেশ বা ই-মেইল) এর মাধ্যমে নির্দেশনা দেয়া;
ক্রেতাগণের সাথে সাব-কন্ট্রাক্ট কাজের সমন্বয় করা;
কমপ্লায়েন্স ফ্যাক্টরী মনোয়ন বা নির্বাচন করা;
সাব-কন্ট্রাক কাজ বিষয়ক মূল্য নির্ধারণ করা;
মনোনিত ফ্যাক্টরীর আচরণ বিধি ও নিয়ম-কানুন ইত্যাদি পর্যবেক্ষণ করা।
মহা-ব্যবস্থাপকঃ
নীতিমালায় উল্লেখিত যেকোন সমস্যার সম্মূখীন হলে প্রয়োজন অনুযায়ী সংশ্লিষ্ট সকলকে সাব-কন্ট্রাক্ট কাজের লিখিত (অফিস নির্দেশ বা ই-মেইল) এর মাধ্যমে নির্দেশনা দেয়া এবং নির্বাহী পরিচালক মহোদয়ের অনুপস্থিতিতে এ বিষয়ে সকল ব্যবস্থা গ্রহণ করা;
নির্বাহী পরিচালক মহোদয়ের অনুপস্থিতিতে ক্রেতাদের সাথে সাব-কন্ট্রাক্ট কাজের সমন্বয় করা;
মনোনিত ফ্যাক্টরীর আচরণ বিধি ও নিয়ম-কানুন কার্যক্রম সঠিকভাবে পরিচালনার ক্ষেত্রে কোম্পানীর কমপ্লায়েন্স টিম এবং সংশ্লিষ্ট অন্যান্য ব্যক্তিগণকে সঠিক নির্দেশনা এবং তদারকি করা;
সঠিক সময়ে গুণগতমানের উৎপাদনের ব্যাপারে উৎপাদন সংশ্লিষ্ট ব্যক্তিগণের কাজের নির্দেশনা এবং তদারকি করা।
সহঃ মহাব্যবস্থাপক (উৎপাদন)ঃ
কোন স্টাইল কি পরিমাণ সাব-কন্ট্রাক্ট করাতে হবে তা নির্ধারণ করা;
সহঃ মহাব্যবস্থাপক (মার্চেন্ডাইজিং) সাথে সাব-কন্ট্রাক্ট কাজ বিষয়ক সমন্বয় করা;
বিভিন্ন সময় আরকিউএস টীম, কোয়ালিটি টীম এবং উৎপাদনের সাথে জড়িত দায়িত্ববান ব্যক্তিগণের সাথে কোয়ালিটি চেকিং, ইন্সপেকশন, উৎপাদন প্রক্রিয়া এবং বিভিন্ন বিষয় নিয়ে আলোচনা এবং তদারকি করা;
পণ্যের গুণগত মান এবং নির্দিষ্ট সময়ে কাজ সম্পন্ন হল কিনা তদারকি করা।
সহঃ মহাব্যবস্থাপক (মার্চেন্ডাইজিং)ঃ
সঠিক সময়ে শিপমেন্ট করার ক্ষেত্রে নির্বাহী পরিচালক মহোদয়ের সাথে প্রয়োজনীয় সাব-কন্ট্রাক্ট কাজ নিয়ে আলোচনা করা;
নির্বাহী পরিচালক এবং বায়ারদের সাথে সমন্বয় করে সাব-কন্ট্রাক্ট ফ্যাক্টরী অনুমোদন করা;
নির্বাহী পরিচালক এবং মনোনীত ফ্যাক্টরী কর্তৃপক্ষের সাথে আলোচনা সাপেক্ষে দরদাম নির্ধারণ করা;
কাজের জন্য মনোনীত মার্চেন্ডাইজিং টিমকে সুনির্দিষ্ট কাজের নির্দেশনা প্রদান করা।
ব্যবস্থাপক (হিসাব)ঃ
সাব-কন্ট্রাক্ট ফ্যাক্টরি কর্তৃক উৎপাদিত পণ্যের কাজের বিল প্রদানের পূর্বে চেক করে নিবেন যে, উক্ত ফ্যাক্টরি ব্যবস্থাপনা পরিচালকের মনোনীত এবং সম্মানিত ক্রেতাগণের অনুমোদিত কিনা;
বিল প্রদানের পূর্বে অবশ্যই তা উৎপাদিত পণ্যের বিল কি না যাচাই করা এবং সঠিক পরিমাণ, মূল্য এবং উর্ধ্বতন কর্তৃপক্ষ কর্তৃক মূল্য অনুমোদন আছে কিনা যাচাই করা।
ব্যবস্থাপক (আরকিউএস/কোয়ালিটি)ঃ
সাব কন্ট্রাক্ট কাজের পূর্বে ফেব্রিক্স এর কোয়ালিটি নিশ্চিত করা;
উক্ত ফ্যাক্টরীতে কাজ চলাকালীন সময়ে নিয়োজিত আর.কিউ.এস টিমকে কাজের মান সম্পর্কে নির্দেশনাসহ তদারকি করা এবং এ বিষয়ে প্রশিক্ষণের ব্যবস্থা করা;
তৈরীকৃত পণ্যের সঠিক মান এবং নির্দিষ্ট সময়ে শিপমেন্ট নিশ্চিত করা।
ব্যবস্থাপক (ফিনিশিং)ঃ
সাব কন্ট্রাক্ট কাজের নির্দেশিকা অনুয়াযী পণ্যের গুণগত মান নিশ্চিত করা;
পণ্য ডেলিভারী করার পূর্বে তা অর্ডার, স্টাইল এবং সাইজ অনুযায়ী ঠিক আছে কিনা নিশ্চিত করা;
তৈরী পণ্যের সঠিক মান এবং নির্দিষ্ট সময়ে শিপমেন্ট নিশ্চিত করা।
ব্যবস্থাপক (মানবসম্পদ ও কমপ্লায়েন্স)ঃ
সাধারন সভা বা প্রশিক্ষণ এর জন্য সাধারন নোটিশ, প্রশিক্ষণ পরিকল্পনা তৈরী করা;
কমপ্লায়েন্স অফিসার বা এইচ.আর অফিসারগণের দায়িত্ব ও নির্দেশনা সঠিকভাবে পালন করছেন কিনা তদারকিসহ সাব-কন্ট্রাক্ট কারখানায় সময়মত অডিটের ব্যবস্থা করা;
নিজস্ব কারখানায় ইন্টার্নাল অডিটের ব্যবস্থা করা;
অডিট রিপোর্ট অনুযায়ী ফলো-আপ এবং যথাযথ ব্যবস্থা গ্রহণ করা;
উক্ত নীতিমালার কপি বিভিন্ন সেকশনে এবং সাধারন সভার মাধ্যমে সংশ্লিষ্ট সকলকে অবহিত করা;
নীতিমালায় যেকোন ধরনের পরিবর্তন, সংশোধন, বিয়োজন বা সংযোজন প্রয়োজন মতে ব্যবস্থাপনা পরিচালকের সাথে আলোচনা সাপেক্ষে ব্যবস্থা নেয়া এবং তা সকলকে অবহিত করা।
কমপ্লায়েন্স অফিসার বা এইচ.আর অফিসারঃ
নিজ ফ্যাক্টরী এবং সাব-কন্ট্রাক ফ্যাক্টরীতে আচরণ বিধি ও কমপ্লায়েন্স বিষয়ক কাজের তদারকি করা;
উক্ত অফিসারগণ ব্যবস্থাপক (প্রশাসন, মানবসম্পদ ও কমপ্লায়েন্স) নির্দেশনা অনুয়ায়ী অডিট কার্যক্রম সম্পন্ন করা;
সংশ্লিষ্ট কর্মচারী বা কর্মকর্তাগণকে প্রশিক্ষণের মাধ্যমে এ বিষয়ে সচেতন করা।
সিনিয়র অফিসার (অডিট)ঃ
সাব কন্ট্রাক্ট কাজের সকল কার্যক্রম, যেমনঃ অর্ডার এবং স্টাইল অনুযায়ী সঠিক পরিমাণে সুতা এবং প্রয়োজনীয় এক্সেসরিজ প্রদান করা হয়েছে কি না নিরীক্ষা করা;
সাব-কন্ট্রাক্ট কাজের বিল প্রদানের পূর্বে অবশ্যই সংশ্লিষ্ট কাজের সাথে বিলের মিল রয়েছে কি না তা যাচাই করা;
উৎপাদিত কাজের বিল কর্তৃপক্ষের অনুমোদিত রেটের সাথে মিল আছে কিনা তা নিরীক্ষা করে বিল নিশ্চিত করা;
যে পরিমাণ পণ্যের বিল জমা হয়েছে তার সঠিক পরিমাণ কর্তৃপক্ষের কাছে গ্রহণ হয়েছে কিনা এবং গুণগত মান যাচাই হয়েছে কি না তা নিশ্চিত করা।
মার্চেন্ডাইজিং টীমঃ
নির্ধারিত অর্ডারের সাব কন্ট্রাক্ট কাজ সম্পর্কে ব্যবস্থাপক (মার্চেন্ডাইজিং) এর সাথে আলোচনা করা;
সাব-কন্ট্রাক্ট ফ্যাক্টরীর কর্তৃপক্ষের সাথে প্রোডাকশন সম্পর্কিত সমন্বয় করা;
সঠিক সময়ে প্রয়োজন মাফিক মান সম্পন্ন ফেব্রিক্স ও বিভিন্ন এক্সেসরিজ পাঠানোর ক্ষেত্রে স্টোর অফিসার (সুতা এবং এক্সেসরিজ)-কে অবগত করা এবং তদারকি করা;
কাজের ফলো-আপ রিপোর্ট সিনিয়র/বিভাগীয় প্রধানকে অবগত করা;
সঠিক সময়ে শিপমেন্ট নিশ্চিত করার হয়েছে কিনা সিনিয়র/বিভাগীয় প্রধানকে অবগত করা।
স্টোর অফিসার (ফেব্রিক্স)ঃ
দায়িত্বরত মার্চেন্ডাইজারের দেয়া Indent শীট অনুযায়ী প্রয়োজনীয় ফেব্রিক্স প্রেরণ করা;
Short Quantity পাওয়া মাত্র তা দায়িত্বরত মার্চেন্ডাইজারের সাথে আলোচনা করে প্রেরণ করা;
ফেব্রিক্স পাঠানোর ব্যাপারে কোন জটিলতা দেখা দিলে সাথে সাথে দায়িত্বরত মার্চেন্ডাইজার বা ব্যবস্থাপক (উৎপাদন) এর সাথে যোগাযোগ করে প্রয়োজনীয় ব্যবস্থা নেয়া।
স্টোর অফিসার (এক্সেসরিজ)ঃ
দায়িত্বরত মার্চেন্ডাইজারের সাথে আলোচনা করে প্রয়োজনীয় এক্সেসরিজ প্রেরণ করা;
Short Quantity পাওয়া মাত্র তা দায়িত্বরত মার্চেন্ডাইজারের সাথে আলোচনা করে প্রেরণ করা;
এক্সেসরিজ পাঠানোর ব্যাপারে কোন জটিলতা দেখা দিলে সাথে সাথে দায়িত্বরত মার্চেন্ডাইজার বা ব্যবস্থাপক (উৎপাদন) এর সাথে যোগাযোগ করে প্রয়োজনীয় ব্যবস্থা নেয়া।
কার্য পদ্ধতি (Procedures)ঃ
সাব-কন্ট্রাক্ট কারখানায় আবশ্যকীয়ঃ
সাব-কন্ট্রাক ফ্যাক্টরী নির্বাচনের পূর্বে কোম্পানির নিজস্ব ‘‘কমপ্লায়েন্স অডিট টিম দ্বারা আচরণ বিধি বিষয়ক অডিট করানো হয় যেন কোনভাবেই উক্ত ফ্যাক্টরীতে আচরণ বিধি বহির্ভূত কোন ইস্যু না থাকে;
ব্যবস্থাপনা পরিচালক বা ব্যবস্থাপক (মার্চেন্ডাইজিং) ই-মেইলের মাধ্যমে ক্রেতাগণকে মনোনীত কারখানা পরিদর্শনের সুপারিশ প্রেরণ করবেন;
সাব-কন্ট্রাক ফ্যাক্টরী অবশ্যই ক্রেতাগণের আচরণ বিধি মেনে চলে এবং আদর্শ মানের হতে হবে;
সাব-কন্ট্রাক ফ্যাক্টরী অবশ্যই সম্মানিত বায়ারগণের অনুমোদিত হতে হবে;
সাব-কন্ট্রাক ফ্যাক্টরী অবশ্যই আরকিউএস মানের হতে হবে;
ব্যবস্থাপনা পরিচালক বা পরিচালক মহোদয় ব্যতীত অন্য কোন ব্যক্তি সাব-কন্ট্রাক কাজ বিষয়ক কোন মূল্য নির্ধারণ করার জন্য অনুমোদিত নয়। তবে নির্বাহী পরিচালক মহোদয়ের অনুপস্থিতিতে মাননীয় ব্যবস্থাপনা পরিচালক (ক্ষমতাধীকার বলে) সাব-কন্ট্রাক কাজ বিষয়ক মূল্য নির্ধারণ ও অনুমোদন করবেন।
নানাবিধ সাময়িক সমস্যা ও অস্থিতিশীল পরিস্থিতির কারণে সঠিক সময়ে পণ্যের শিপমেন্ট এবং উৎপাদনের গতিশীলতা ধরে রাখতে সাব-কন্ট্রাক্ট কাজের ক্ষেত্রেঃ
ব্যবস্থাপক (মার্চেন্ডাইজিং) সাব-কন্ট্রাক্ট কাজের জন্য ব্যবস্থাপনা পরিচালক এবং মহাব্যবস্থাপক মহোদয়ের সাথে আলোচনার মাধ্যমে ক্রেতাগণের লিখিত অনুমোদন গ্রহণ করবেন;
ব্যবস্থাপনা পরিচালক বা কমপ্লায়েন্স অডিট টিম এর নির্দেশে কোম্পানীর কমপ্লায়েন্স অডিট টিম বায়ারগণের অনুমোদিত কমপ্লায়েন্স ফ্যাক্টরী সাব-কন্ট্রাক্ট কাজের জন্য আচরণ বিধি বিষয়ক অডিট করবেন;
সহকারী মহাব্যবস্থাপক (উৎপাদন) কোন অর্ডার, কোন স্টাইল এবং কি পরিমাণ কাজ সাব-কন্ট্রাক্ট এ করাতে হবে তা ব্যবস্থাপক (মার্চেন্ডাইজিং) এর সাথে আলোচনার মাধ্যমে নির্ধারণ করবেন;
ব্যবস্থাপক (মার্চেন্ডাইজিং) সাব-কন্ট্রাক কাজের পরিমাণ নির্ধারন করার পর ব্যবস্থাপনা পরিচালকের সভাপতিত্বে উৎপাদন সংশ্লিষ্ট ব্যক্তিবর্গের সমন্বয়ে প্রাথমিক সভার আয়োজন করবেন এবং ই-মেইলের (সম্ভব হলে) সিদ্ধান্ত জানিয়ে দিবেন।
গ্রুপের কোন অঙ্গ প্রতিষ্ঠানে সাব-কন্ট্রাক কাজ করানোর প্রয়োজন হলে উক্ত প্রতিষ্ঠানে দায়িত্বপ্রাপ্ত প্রকল্প পরিচালকসহ ব্যবস্থাপনা পরিচালকের সভাপতিত্বে প্রশাসন ও মানবসম্পদ প্রধান যৌথ সভার আয়োজন করবেন;
ইন্টার্নাল অডিট টিম প্রতি ০৬ মাস অন্তর অন্তর সাব-কন্ট্রাক্ট কারখানায় অডিট করবেন। (প্রযোজ্য ক্ষেত্রে)
কমপ্লায়েন্স অডিট টিম টিম অডিট রিপোর্ট সরাসরি ব্যবস্থাপনা পরিচালক বরাবর প্রেরণ করবেন;
সহকারী মহাব্যবস্থাপক (উৎপাদন) উক্ত ফ্যাক্টরীতে আরকিউএস টিম, কোয়ালিটি টিম এবং ব্যবস্থাপক (মার্চেন্ডাইজিং) মার্চেন্ডাইজিং টিম নির্বাচন করে প্রতিদিন কাজের তদারকি করবেন;
Indent শীট অনুযায়ী প্রয়োজন মাফিক সুতা স্টোর অফিসার যথাযথ কর্তৃপক্ষের অনুমোদন নিয়ে গেইট পাশ এবং চালানের মাধ্যমে সাব-কন্ট্রাক্ট কারখানায় পাঠাতে হবে। এর জন্য ভিন্ন রেজিস্টার এবং গেইট পাশ সংরক্ষণ করতে হবে;
সহকারী মহাব্যবস্থাপক (উৎপাদন), ব্যবস্থাপক (মার্চেন্ডাইজিং) বিভিন্ন সময় আরকিউএস টিম, কোয়ালিটি টিম এবং উৎপাদনের সাথে জড়িত দায়িত্ববান ব্যক্তিগণের সাথে কোয়ালিটি চেকিং, ইন্সপেকশন, উৎপাদন প্রক্রিয়া এবং বিভিন্ন বিষয় নিয়ে আলোচনা বৈঠক করবেন এবং প্রয়োজনে প্রশিক্ষণের ব্যবস্থা করবেন;
সহকারী মহাব্যবস্থাপক (উৎপাদন) এবং ব্যবস্থাপক (মার্চেন্ডাইজিং) মহোদয়গণ সাব কন্ট্রাক্ট কাজের সাথে সংশ্লিষ্ট সকল দায়িত্ববান ব্যক্তিগণকে উক্ত নীতিমালা বিষয়ক সম্যক ও সুস্পষ্ট ধারণা প্রদান করবেন।
যোগাযোগের রুটিনঃ
মানবসম্পদ ও কমপ্লায়েন্স ব্যবস্থাপক সাধারণ নোটিশ, ই-মেইল, মিটিং বা সচেতনতামূলক আয়োজনের মাধ্যমে এ বিষয়ে সংশ্লিষ্ট সকলকে অবহিত করবেন;
মানবসম্পদ ও কমপ্লায়েন্স ব্যবস্থাপক সাব-কন্ট্রাক্ট কাজ সম্পর্কিত যেকোন জরুরী প্রয়োজনে যৌথ সভার আয়োজন করবেন;
মানবসম্পদ ও কমপ্লায়েন্স ব্যবস্থাপক অথবা অফিসার (এইচ.আর এন্ড কমপ্লায়েন্স) সকল বিভাগীয় প্রধান ও সংশ্লিষ্ট ব্যক্তিগণকে প্রশিক্ষণের মাধ্যমে অবহিত করবেন (প্রশিক্ষণ পরিকল্পনা অনুযায়ী প্রশিক্ষণের সময়, বিষয় এবং অন্যান্য তথ্য নোটিশ বা ই-মেইল এর মাধ্যমে জানাতে হবে);
উক্ত বিষয়ে মাননীয় ব্যবস্থাপনা পরিচালকের সভাপতিত্বে সকল বিভাগীয় প্রধান ও সংশ্লিষ্ট ব্যক্তিগণের সমন্বয়ে ৪ মাস অন্তর অন্তর সাধারন সভা করতে হবে। সভার সময়, বিষয় এবং অন্যান্য তথ্য নোটিশ বা ই-মেইল এর মাধ্যমে জানাতে হবে;
মানবসম্পদ ও কমপ্লায়েন্স ব্যবস্থাপক অথবা অফিসার (এইচ.আর এন্ড কমপ্লায়েন্স) মিড লেবেল (সুপারভাইজার, ইনচার্জ, স্টোর কিপার, অফিসার, প্রডাকশন অফিসারসহ অন্যান্য) কর্মকর্তা কর্মচারীগণকে প্রশিক্ষণের মাধ্যমে অবহিত করবেন। (প্রশিক্ষণ পরিকল্পনা অনুযায়ী প্রশিক্ষণের সময়, বিষয় এবং অন্যান্য তথ্য নোটিশ বা ই-মেইল এর মাধ্যমে জানাতে হবে);
মানবসম্পদ ও কমপ্লায়েন্স ব্যবস্থাপক নীতিমালা বিষয়ক কোন প্রকার পরিবর্তন, সংশোধন, বিয়োজন ইত্যাদি সময়ের প্রয়োজনে ব্যবস্থাপনা পরিচালক ও সংশ্লিষ্ট বিভাগের সমন্বয়ে তা করার ব্যবস্থা করবেন এবং রেকর্ড সংরক্ষণ করবেন;
দ্রুত যোগাযোগের জন্য ই-মেইল ব্যবহার করতে হবে;
সকল সেকশনে নীতিমালার একটি করে কপি প্রদান করতে হবে;
মানবসম্পদ ও কমপ্লায়েন্স ব্যবস্থাপক অথবা অফিসার (এইচ.আর এন্ড কমপ্লায়েন্স) নীতিমালা বিষয়ক দায়িত্বপ্রাপ্ত সকল ব্যক্তিবর্গকে ট্রেণিং, সাধারন সভা, মিটিং বা ই-মেইল এর মাধ্যমে নীতিমালার সকল বিষয় অবহিত এবং নীতিমালার কোন প্রকার পরিবর্তন, সংশোধন, বিয়োজন ইত্যাদি সময়ের প্রয়োজন হলে তা করার ব্যবস্থা করবেন এবং তার রেকর্ড সংরক্ষণ করবেন।
রুটিন ও প্রসিডিউর অনুযায়ী সকল প্রকার যোগাযোগ ব্যবস্থা ও সঠিক বাস্তবায়নের সকল প্রকার রেকর্ড সংরক্ষণ করতে হবে।
প্রতিক্রিয়া ও নিয়ন্ত্রণ রুটিনঃ
অডিটরগণ অভ্যন্তরীণ অডিট পদ্ধতির মাধ্যমে সকল রেকর্ড পত্রাদি পরিদর্শন করবেন। এ জন্য রয়েছে উক্ত নীতিমালার আলোকে একটি চেকলিস্ট (রেফারেন্স ঃ অডিট চেকলিস্ট নং-)
উক্ত নীতিমালার ম্যানেজমন্টে সিস্টেমের (এম.এস) উপর প্রতি ০৬ মাস অন্তর অন্তর অডিট করতে হবে এবং অডিট পরবর্তী পাওয়া সকল সমস্যা সমস্যা তালিকা করে সংশ্লিষ্ট দায়িত্ববান ব্যক্তিবর্গকে লিখিতভাবে অবহিত করতে হবে এবং ব্যবস্থাপনা পরিচালককে লিখিতভাবে সর্বোপরি রিপোর্ট করতে হবে প্রাপ্ত সমস্যার সঠিক সিদ্ধান্তও সমাধা পাওয়ার লক্ষ্যে।
কেন সমস্যা বা অনিয়ম হয়েছে তার মূল কারণ বিশ্লেষণ (Root Cause Analysis) এবং এর জন্য কোন Preventive Action নেওয়া হয়েছে কিনা তা উল্লেখপূর্বক কত দিনের মধ্যে তার যথাযথ ব্যবস্থা ও সমাধান করবেন এবং কে তার জন্য দায়িত্ববান তা উল্লেখ করে নির্বাহী পরিচালক বা সংশ্লিষ্ট ব্যক্তি Corrective Action Plan (CAP) অডিট টিমকে লিখিতভাবে Findings Report পাওয়ার ০৭ দিন সময়ের মধ্যে প্রেরণ করবেন।
অডিটরগণ পরবর্তী ২ মাস পর Follow up অডিটে সেগুলো বাস্তবায়ন বা সমাধান হয়েছে কিনা তা চেক করবেন।
ফলাবর্তন এবং নিয়ন্ত্রণ পদ্ধতিঃ
নীতিমালার সকল পদ্ধতি, প্রশিক্ষণ, সচেতনতা, কার্যকারিতা, যোগাযোগ এবং বাস্তবায়ন কতটুকু ফলপ্রসূ হয়েছে তার কোন বিরূপ প্রভাব বিরাজ করেছে কি না এবং সকল কার্যক্রমের যাবতীয় সঠিক রেকর্ডপত্রাদি সঠিকভাবে সংরক্ষিত আছে কিনা তা যাচাই ও পর্যবেক্ষণই হল ফলাবর্তন এবং নিয়ন্ত্রণ (Feedback & control System) পদ্ধতি।
অভ্যন্তরীণ অডিট পদ্ধতিতে প্রচলিত নীতিমালা ও সকল কার্যক্রমের Feedback System evaluation করতে হবে।
ইন্টার্নাল অডিট পদ্ধতিঃ
অভ্যন্তরীণ অডিট পরিচালনার জন্য ইউনিট ভিত্তিক অভিজ্ঞ ও দক্ষ অডিট টিম গঠন করা করতে হবে।
অভ্যন্তরীণ অডিট পরিচালনাকারী টিম সদস্যগণের দায়িত্ব ও কর্তব্যঃ
অবশ্যই অটিডরকে নৈতিক, কৌশলী, দৃঢ় সংকল্প, বস্তুনিষ্ঠ এবং সম্পূর্ণতা গুণাবলীর বজায় রাখতে হবে;
কাজ বন্ঠন, সময়সূচী নির্ধারণ, প্রয়োজনী যন্ত্রপাতির ব্যবস্থা নিশ্চিত করতে হবে;
অডিটের পরিসর নির্ধারণ, কাগজপত্র পরীক্ষণ, শ্রমিক, কর্মচারী ও কর্মকর্তাগণের সাক্ষাৎকার গ্রহণ করতে হবে;
Findings Report তৈরী করতে হবে (Findings Report-SC-FR অনুযায়ী);
সংশোধনকারী কর্ম পরিকল্পনা Corrective Action Plan (CAP) তৈরী করতে হবে। ((Corrective Action Plan (CAP), SC-CAP অনুযায়ী);
Follow up অডিট পরবর্তী ২ মাসের মধ্যেই ব্যবস্থা করতে হবে;
সাব-কন্ট্রাক্ট কাজের নীতিমালা বাস্তবায়ন ও সকল ক্ষেত্রে ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমের ধারা অনুসরণপূর্বক তার সঠিক প্রয়োগ এবং বাস্তবায়নে দায়িত্বপ্রাপ্ত সকলের কার্যকরী ভূমিকা পালনের মাধ্যমে প্রতিষ্ঠানে শতভাগ সুষ্ঠ কর্মপরিবেশ রেখে কাজ করতে কর্তৃপক্ষ যথেষ্ট সহায়ক।
