ভূমিকাঃ কোম্পানির নাম কোম্পানীর শিপমেন্ট ও রিসিভিং সংক্রান্ত সকল নথী ও কাগজপত্রে সর্বসাধারণের প্রবেশ সীমাবদ্ধ করার লক্ষ্যে একটি নীতিমালা প্রনয়ন করেছে।
উদ্দেশ্যঃ
শিপমেন্ট ও রিসিভিং সংক্রান্ত কোন কাগজপত্র বা নথি দায়িত্বপ্রাপ্ত মার্চেন্ডাইজার/কমার্শিয়াল ব্যাতিত অন্য কারো তত্বাবধানে থাকবে না, তা নিশ্চিত করে।
শিপমেন্ট সংক্রান্ত সকল ডকুমেন্টস সুস্পষ্ট, সম্পূর্ণ ও সঠিক হবে।
দায়িত্বপ্রাপ্ত কমার্শিয়াল দ্বারা লক বক্স থেকে লক বুক বা রেজিষ্টার বের করে দেয়া হয় এবং দিন শেষে তা ফেরত নেয়া হয় ও নির্দিষ্ট লক বক্সে তালাবদ্ধ অবস্থায় রাখা হয়।
কোম্পানীর সকল সংবেদনশীল স্থানের সকল কাগজপত্র একটি নির্দিষ্ট সংরক্ষিত স্থানে সংরক্ষন করা হয়।
কোম্পানীর সকল শিপমেন্ট সংক্রান্ত তথ্য ও নথি নির্দিষ্ট সংরক্ষিত স্থানে সংরক্ষন করা হয়।
কোম্পানীতে যত প্রকার চিঠি, পার্সেল ও অন্যান্য উপহার আসে তা সিকিউরিটি লগ বুকে লিপিবদ্ধ করা হয় এবং এ সংক্রান্ত সকল ফাইল, নথি নির্দিষ্ট স্থানে সংরক্ষন করা হয়।
এ সংক্রান্ত যত কাগজপত্র বা নথি আছে তা তালবদ্ধ অবস্থায় সিকিউরিটি পোষ্টে রাখা হয়।
অনুমোদিত ব্যাক্তিদের ছবি, পদবী, কার্ড নম্বর উক্ত বক্সে লাগানো থাকে।
দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যাক্তিদ্বয়ের নাম:
মো: হফিজুর রহমান (সিকিউরিটি ম্যানেজার)
দায়িত্ব প্রাপ্ত কোন সিকিউরিটি চলে গেলে তার ছবি সরিয়ে তার স্থানে অন্য কাউকে নিযুক্ত করা হয় ও তার দায়িত্ব বোঝিয়ে দেয়া হয়।
এ সংক্রান্ত নথি বা ডকুমেন্ট সঠিকভাবে সংগ্রহ করার জন্য কমপ্লায়েন্স বিভাগ ও এডমিন বিভাগ থেকে নির্দিষ্ট সময় অন্তর অন্তর ট্রেইনিং দেয়া হয়।
ইন্টারনাল অডিটের মাধ্যমে এ ধরনের ডকুমেন্টে কোন প্রকার গড়মিল পাওয়া গেলে তাদেরকে কাউন্সেলিং করা হয় এবং সঠিক দিকনির্দেশনা দেয়া হয়।
সর্বোপরি, সিকিউরিটি কার্যক্রম নিরাপদে পরিচালিত করার লক্ষ্যে আমরা সবাই সচেষ্ট থাকিব।
